Acest ghid te va ajuta să gestionezi eficient oaspeții din sistem. Vei putea:
- Vizualiza lista de oaspeți și aplica filtre pentru căutare rapidă.
- Edita profilul unui oaspete și adăuga preferințe personalizate.
- Marca un oaspete ca fiind pe lista neagră (Blacklist).
- Șterge definitiv un profil de oaspete.
- Aplica discounturi pentru consumul la restaurant.
- Descărca și șterge datele oaspeților conform GDPR.
- Scana documentele oaspeților (dacă ai activat această funcționalitate).
Raportul Oaspeți oferă o imagine completă asupra comportamentului și valorii fiecărui client. Iată câmpurile disponibile în raport:
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Total clienți | Număr total de clienți unici cu cel puțin o rezervare |
| Clienți întorși | Clienți care au avut cel puțin două rezervări |
| Rată de revenire | Procentul clienților întorși raportat la total clienți |
| Rezervări * | Numărul total de rezervări făcute de client |
| Nopți * | Total nopți de cazare pentru toate rezervările clientului |
| Total cheltuit * | Suma totală plătită de client pentru rezervări și servicii |
| Valoare medie * | Total cheltuit / Număr rezervări |
| Prima rezervare * | Data primei rezervări înregistrate în sistem |
| Ultima rezervare * | Data ultimei rezervări |
1. Accesarea secțiunii Oaspeți
- Navighează în Meniu.
- Deschide secțiunea Oaspeți.
❗ Pentru a putea transmite facturile în SPV (ANAF), profilul clientului trebuie să conțină adresa completă (județ, localitate și adresă sau sector în cazul clienților din București).
2. Vizualizarea listei de oaspeți
Sistemul afișează lista cu toți oaspeții înregistrați. Poți stabili ordinea afișării rezultatelor în funcție de:
- Data introducerii
- Număr de stele (Numărul de rezervări ale oaspetelui)
- Număr de nopți
- Discount la restaurant
📌 Clarificare pentru numărul de stele:
- Oaspetele are 1 stea dacă are 2 rezervări în platformă.
- Oaspetele are 5 stele dacă are 6 sau mai multe rezervări.
3. Căutarea unui oaspete
Folosește filtrele pentru a găsi rapid un oaspete:
- Nume / Prenume
- Telefon
- Număr act de identitate
- Status Blacklist
- ID
Sistemul va afișa rezultatele relevante.
Pentru a reseta filtrele aplicate, apasă pe Șterge filtrele.
4. Editarea profilului unui oaspete
- Caută oaspetele dorit.
- Apasă pe butonul Editează.
- Folosește butonul creion pentru a modifica informațiile.
De aici poți:
- Vizualiza și edita Preferințele, Istoricul și Serviciile asociate oaspetelui.
- Adăuga oaspetele în Blacklist.
- Șterge definitiv profilul unui oaspete.
5. Adăugarea preferințelor unui oaspete
- Apasă pe butonul Adaugă Preferințe.
- Completează preferințele legate de cameră, masă etc.
📌 Aceste preferințe vor fi disponibile atunci când accesezi datele oaspetelui, pentru a crea o experiență personalizată.
6. Adăugarea unui oaspete în Blacklist
- Apasă pe Blacklist pentru a marca oaspetele ca fiind pe lista neagră.
📌 Blacklist este folosit pentru a ține evidența situațiilor dificile cu anumiți oaspeți.
📌 Dacă un oaspete de pe Blacklist face o rezervare, aceasta rămâne validă, dar profilul său va indica faptul că este pe lista neagră.
Pentru a vedea doar oaspeții aflați pe Blacklist, filtrează lista după Status Blacklist.
Pentru a elimina un oaspete din Blacklist:
- Apasă pe butonul creion.
- Apasă pe Remove from Blacklist.
7. Ștergerea unui oaspete din sistem
- Apasă pe Șterge Client.
- Confirmă acțiunea.
📌 Oaspetele nu va primi nicio notificare că datele sale au fost șterse.
8. Aplicarea unui discount la restaurant
- Apasă pe Discount Restaurant.
- Selectează un procent din lista predefinită.
9. Descărcarea datelor oaspeților
- Apasă pe Download Clienți pentru a descărca un fișier Excel cu datele tuturor oaspeților.
📌 Această funcție este disponibilă doar pentru utilizatorii cu rol de admin și acces total GDPR.
📌 Lângă butonul Download Clienți este afișată data și ora ultimei descărcări.
10. Ștergerea datelor oaspeților conform GDPR
- Apasă pe Mail Ștergere.
- Se va trimite un email oaspetelui, prin care acesta își poate șterge permanent datele personale din sistem.
📌 Dacă oaspetele nu are o adresă de email completată în profil, această opțiune nu este disponibilă.
11. Scanarea documentelor oaspeților
📌 Această funcționalitate este disponibilă doar la cerere și poate implica costuri suplimentare. Pentru activare, deschide un tichet în Support Center.
- Selectează un oaspete și apasă Editează.
- Folosește butoanele Scan ID sau Scan Passport pentru a scana documentele oaspetelui.
- Datele extrase din CI, permis de conducere sau pașaport sunt încărcate și actualizate automat în profilul oaspetelui.
📌 Pentru mai multe detalii despre procesul de scanare, vezi documentația dedicată in secțiunea “Passport Scan”.
✅ Gata! Acum știi cum să gestionezi eficient oaspeții în Pynbooking!
