Este esențial să exportați frecvent toate facturile din sistem și să le trimiteți departamentului de contabilitate. Există două metode principale de export al facturilor.
1. Exportul facturilor în Excel
Pentru a exporta facturile în Excel:
- Faceți clic pe 'Gestiune' și selectați 'Export Contabilitate'.
- Faceți clic pe 'Export', alegeți perioada dorită, faceți clic din nou pe 'Export' și salvați fișierul ca o arhivă.
- Extrageți arhiva pentru a accesa cele patru fișiere Excel generate (un fisier cu bonurile de consum, un fisier cu vanzarile, un fisier cu intrarile, un fisier cu transferurile).
- Trimiteți aceste fișiere departamentului de contabilitate.
2. Exportul facturilor în Saga
Dacă departamentul dvs. de contabilitate folosește software-ul Saga, puteți exporta facturile special pentru acest program pentru a asigura o încărcare mai ușoară și fără erori.
Activarea exportului Saga
Această funcție nu este disponibilă în sistem în mod implicit și poate fi activată la cerere și pentru un cost suplimentar.
- Deschideți un tichet din secțiunea Centrul de suport, menționând că doriți activarea exportului Saga. Un reprezentant Pyn Booking vă va comunica costurile asociate acestei intervenții. După confirmarea costurilor, vom activa această funcție.
- După activare, această funcție va fi disponibilă în sistem și va înlocui exportul în Excel.
Configurarea exportului Saga
După activare, configurați setările de export Saga:
- Faceți clic pe 'Gestiune' și apoi selectați 'Export Contabilitate'.
- Faceți clic pe 'Setări' și completați informațiile necesare.
- 'Cod gestiune': Introduceți codul de gestiune exact așa cum este definit în Saga.
- 'Cod tip articol Saga': Introduceți codul tipului de articol exact așa cum este definit în Saga.
- 'Denumire tip articol Saga': Introduceți denumirea tipului de articol exact așa cum este definită în Saga.
- 'Cont (opțional)': Introduceți contul exact așa cum este definit în Saga. Această informație este opțională. Servește la împărțirea articolelor pe conturi în Saga.
Dacă doriți să împărțiți produsele dintr-o anumită gestiune pe cote de TVA, definiți un filtru în setările de export.
- Faceți clic pe 'Adaugă filtru', alegeți gestiunea, alegeți cota de TVA și faceți clic pe 'Adaugă filtru'.
- Completați și pentru acest filtru informațiile necesare.
- Faceți clic pe 'Salvează'.
Export în Saga
După configurarea exportului, exportați facturile:
- Faceți clic pe 'Gestiune' și apoi selectați 'Export Contabilitate'.
- Faceți clic pe 'Export', alegeți perioada, faceți clic din nou pe 'Export' și salvați fișierul ca o arhivă.
- Extrageți arhiva într-un folder.
Import în Saga
După exportul facturilor, efectuați și importul în Saga:
- Deschideți software-ul Saga.
- Faceți clic pe 'Administrare', 'Întreținere BD' și 'Salvare/Indexare' pentru a salva versiunea actuală a software-ului în cazul în care importul nu este efectuat corect.
- Pentru ca importul sa se realizeze corect, asigura-te ca in Saga este setat acelasi CUI ca cel setat in sistem.
- Faceți clic pe 'Diverse', 'Import date', 'Import date din fișiere generate din date de export sau ieșiri - facturi XML' și căutați folderul unde ați extras arhiva, astfel încât software-ul să poată prelua cele patru fișiere (articole, facturi, iesiri-vanzari, incasari).
- Un fișier este pentru articole, iar celălalt pentru facturi.
- Identificați fișierul de articole și faceți clic pe 'Import'. Selectați 'Windows' și faceți clic pe 'Select'. Acesta este în formatul 'Articole_data început_data sfârșit_ieșiri'.
️❗️ Întotdeauna să importați mai întâi articolele și apoi facturile; altfel, importul nu va fi efectuat corect.
- Așteptați ca articolele să fie importate.
- Identificați fișierul de facturi și faceți clic pe 'Import'. Acesta este în formatul 'F_CUI_serie facturi_data început'.
Așteptați ca facturile să fie importate.
3.Export Facturi Winmentor
În cazul în care departamentul de contabilitate folosește software-ul Winmentor, exportă facturile special pentru acest software, pentru a încărca facturile mai ușor și fără eroare.
Activare Export Winmentor
- Această funcționalitate este disponibilă în sistem doar la cerere și contra cost. Deschide un tichet în secțiunea Support Center în care să menționezi că dorești activarea exportului Winmentor, iar un reprezentant Pynbooking îți va comunica costurile aferente acestei intervenții.
- După confirmarea costurilor, vom activa această funcționalitate.
- După activare, această funcționalitate va fi disponibilă în sistem.
Configurare Export Winmentor
- Apasă butonul Gestiune și selectează Gestiuni.
- Cont: Completează codul tipului de articol exact cum este definit în Winmentor.
- Definește un filtru în setările exportului dacă dorești să împarți produsele pe cote de TVA.
- Apasă Adaugă Filtru, alege tipul de produs, completează ce conține denumirea articolului și alege cota de TVA.
- Completează și pentru acest filtru informațiile cerute.
- Apasă Salvează.
Notă: Setările se configurează la nivel de Gestiune. Pentru fiecare gestiune, este necesară alocarea codurilor corespunzătoare pentru intrări și ieșiri, în funcție de cotele de TVA aplicabile.
Export Winmentor
- Apasă butonul Gestiune și selectează Export Contabilitate.
- Apasă Exportă, alege perioada și salvează fișierul de tip arhivă.
- Dezarhivează arhiva într-un folder.
Import Winmentor
- După exportul facturilor, efectuează și importul în Winmentor.
- Deschide software-ul Winmentor.
- Se vor descărca 3 fișiere: unul pentru facturi, unul pentru articole și unul pentru parteneri.
Atenție: Întotdeauna să imporți mai întâi articolele și după aceea facturile, altfel importul nu se face corect.
- Așteaptă ca articolele să se importe.
- Identifică fișierul de facturi și apasă Import.
- Așteaptă ca facturile să se importe.
