Support Center

Acest ghid te va ajuta să înțelegi cum să gestionezi mai ușor Rezervări Grup din sistemul tău de gestionare a proprietății (PMS).

Modulul de grupuri este conceput pentru a eficientiza gestionarea rezervărilor pentru camere multiple. El facilitează o administrare fără efort a grupului și permite emiterea unei singure facturi pentru toți oaspeții din grup.

1. Navighează către Meniu
2. Deschide secțiunea Rezervări Grup
   
   Din ecranul principal ai posibilitatea de a afișa selectiv grupurile după Nume sau Perioadă. Aplică filtrele și folosește butonul Filtrează.

Adaugă Grup

1. Click pe butonul Adaugă Grup
2. Completează câmpurile solicitate.

• Nume Grup: Introduceți numele grupului.
• Sursă: Selectează sursa grupului.
• Servicii Incluse: (Cazare, Minibar, Restaurant, Extra)Alege și marchează serviciile și produsele ce vor fi transferate automat în Folio al grupului.

După ce ai completat toate informațiile, salvează modificările!

Adăugă Rezervări Grup

1. Apasă Adaugă Rezervări din partea dreaptă și selectează:
   • Moneda: Acest câmp este afișat doar pentru unitățile pentru care este activata funcția de Monedă Multiplă. Mai multe detalii despre această funcționalitate găsești aici.
   • Tip Rezervare: (Leisure sau Business)
   • Tariful: Bifează Tarif Manual dacă vrei să adaugi prețul manual sau bifează Contracte pentru a selecta un tarif existent din Contracte & Alocari.
   • Dată sosire: Adaugă data de sosire a oaspetelui, respectiv ziua de Check-in a rezervării
   • Dată plecare: Adaugă data de plecare a oaspetelui, respectiv ziua de Check-out a rezervării
2. Apasă pe Verifică Disponibilitatea și adaugă:
   • Camere: Din totalul camerelor disponibile, selectează în coloana Camere câte camere vei aloca grupului din fiecare tip. Pentru a adăuga informația apasă pe bifa de culoare albastră.
   • Adulți: Indică în coloana Adulți numărul de oaspeți care se vor caza în fiecare tip de cameră. Pentru a adăuga informația apasă pe bifa de culoare albastră.
   • Tip Masă: Alege în coloana Tip Masă ce fel de masă inclusă vor avea oaspeții. Pentru a adăuga informația apasă pe bifa de culoare albastră.
   • Preț: Introdu în coloana Preț tariful/noapte pentru o cameră din acel tip.Pentru a adăuga informația apasă pe bifa de culoare albastră.
3. Apasă Adaugă Camere
   Sistemul va adăuga o rezervare pentru fiecare cameră și le va afișa sub formă de listă, începând cu camera principală.

📌 Notă: Rezervarea principală este marcată ca în sistem. Camera principală este locul unde sistemul creează automat un Folio pentru grup, pe care îl poți accesa în secțiunea Folio > Group Default. Serviciile selectate de tine la pasul Adaugă Grup > Servicii Incluse vor fi transferate automat aici.

Gestionează Rezervări Grup

Din meniul Grup din partea de sus:

• Modifica informații despre:(Nume Grup,Sursă,Servicii Incluse)
• Șterge grupul afișat folosind butonul Șterge Grup
• Adaugă mesaj
• Accesează Fișă cazare grup

Din meniul Rezervări din partea de jos:

• Select All: Folosește acest buton pentru a selecta toate rezervările din grup atunci când dorești să efectuezi o acțiune pentru întregul grup.
• Alocare Automată: Apasă acest buton atunci când ai cel puțin o rezervare selectată și aceasta va primi automat prima cameră disponibilă din tipul ales.
• Check In: Folosește acest buton pentru a face check-in pentru o rezervare. Dacă dorești să cazezi întregul grup, folosește opțiunea Select All > Check In. Optiunea este disponibila numai pentru rezervarile ce au un oaspete adaugat.
• Schimbă Tarif: Folosește acest buton pentru a modifica prețul/noapte pentru una sau mai multe rezervări din grup. Alege Tarif, Monedă și Tip masă și salvează modificările efectuate.
• Scrie Cheie: Dacă ai un sistem de încuietori inteligente, cu deschidere pe bază de cod QR sau cod numeric, poți folosi acest buton pentru a emite o cheie pentru rezervări.
• Anulează: Folosește acest buton pentru a anula una sau mai multe rezervări din grup.

De asemenea, din acest ecran, după ce ai selectat cel puțin o rezervare, poți să folosești următoarele funcții:

• Open pentru a deschide rezervarea selectată.
• Folio pentru a deschide casieria rezervării selectate.
• Main Room pentru a schimba camera principală. Selectează o rezervare din listă (nu cea principală) și apasă Main Room. Toate serviciile și produsele selectate la crearea grupului vor fi transferate la noua cameră principală.
  
  Rezervările din grup vor fi vizibile în tabel sub următorea structură:
• ID
• Nume
• Camere
• Tip
• Perioadă
• Număr nopți
• Tip masă
• Adulți
• Copii
• Tarif
• Status
  
  📌 Notă: În câmpul Nume folosește butoanele Caută și Adaugă pentru a introduce datele oaspetelui.
  

Șterge Grup
❗ Poți sterge un grup din această secțiune doar dacă nu sunt rezervări alocate în acest grup.

1. Din Rezervări Grup
2. Găsește grupul pe care dorești să îl ștergi
3. Apasă pe butonul Coș de gunoi.
   Reține că un grup nu mai poate fi șters odată ce s-a efectuat Check Out pentru o rezervare din grup.

📌 Notă: Dacă ești interesat de modificarea datelor grupului sau a unei rezervări din grup, cea mai simplă metodă este eliminarea și reintroducerea acestora. În acest mod, vei fi notificat în cazul în care în perioada nou aleasă nu există disponibilitate sau tarif aplicabil.

Editează Grup

1. Apasă butonul Edit din partea dreaptă a grupului pe care dorești să îl modifici
2. Adaugă modificările
   După ce ai completat toate informațiile, salvează modificările!
   

Facturează Grup

Pentru emiterea facturii de avans a grupului urmează pașii:

1. Accesează camera principală a grupului.
2. Apasă butonul Avans și adaugă suma achitată.
3. Confirmă plata.

Pentru emiterea facturii finale urmează pașii:

1. Accesează camera principală a grupului și apasă Folio.
2. Selectează serviciile din Group default.
3. Pentru rezervările cu avans, produsul Storno conform facturii îl vei găsi în Default. Accesează Default și bifează și serviciul de avans.
4. Selectează metoda de plată și emite factura finală.
   

❗Observații

-se poate efectua check-out pentru întregul grup;
-se poate modifica prețul micului dejun pentru tot grupul (doar înainte de check-in și doar pentru adulți);
*pentru copii, dacă prețul diferă, modificarea se face punctual pe rezervare;
-este disponibil un Desfășurător preț pe zile, un raport care conține pentru fiecare noapte din grup urmatoarele informatii: tip cameră, tip masă, număr adulți/copii, serviciu de cazare, mic dejun și preț pe noapte.

✅Gata! Ai parcurs informațiile pentru această secțiune!