Support Center

Acest ghid te va ajuta să înțelegi și să implementezi corect procesul de emitere a facturilor în sistemul Pynbooking, fie că este vorba de facturarea serviciilor de cazare și extra-consum din rezervări sau de gestionarea soldurilor și avansurilor. Vei găsi explicații detaliate și pași clari pentru fiecare scenariu de facturare, inclusiv situații speciale și soluții practice. Indiferent de complexitatea cazului, acest ghid îți va oferi informațiile necesare pentru o utilizare eficientă și conformă a sistemului.

Pentru a emite o factura în sistemul Pynbooking avem urmatoarele opțiuni:

• Facturare din Folio al rezervării: De aici emitem facturi pentru nopțile de cazare și serviciile consumate de către un oaspete care are o rezervare în sistem. Aceasta include toate costurile asociate cu șederea și serviciile utilizate de către oaspete.
• Facturare din Folio soldului: Acest mod de facturare se utilizează pentru a emite facturi pentru clienții care nu beneficiază de cazare, dar utilizează servicii adiacente oferite de proprietate, cum ar fi o cină festivă sau o conferință (dacă modulul de evenimente nu este utilizat).

Emitere factură din Folio al unei rezervări

În Folio, sau casieria rezervării, regăsim tariful de cazare pentru fiecare rezervare, mai puțin cele Protocol.

De asemenea, aici vom regăsi serviciile consumate de oaspete, introduse de recepție sau trimise din restaurant.

Pentru a emite o factură din Folio unei rezervări, urmează pașii:

1. Accesează Folio casieria rezervării. Aici vei găsi contul oaspetelui, care cuprinde toate serviciile și produsele consumate de acesta.
2. Selectează serviciile și produsele pe care dorești să le facturezi, bifează căsuța ☐ alăturată serviciului.

1. Configurează detaliile facturii. În secțiunea Detalii factură, va trebui să alegi:
   • Afișare cameră? Alege dacă dorești sau nu afișarea camerei în factură.
   • Afișare perioadă? Alege dacă dorești sau nu afișarea perioadei de cazare în factură.
   • Afișare tip masă? Alege dacă dorești sau nu afișarea tipului de masă inclus în factură.
   • Factură? Alege dacă dorești să emiți factura sau doar bon fiscal.
     📌 Notă: Dacă alegi Da la toate rubricile, produsul din factură va apărea în acest format: “Cazare cu mic dejun în camera 102 în perioada 06 Apr 2023 - 08 Apr 2023.”
2. Selectează cumpărătorul. În acest câmp se află titularul facturii, care este același cu titularul rezervării. Dacă ai ales să emiți factura pe persoană juridică, aici vei găsi firma adăugată pe rezervare.
   ❗Dacă dorești să emiți factura pe alt nume, urmează pașii:
   1. Apasă Edit în dreptul cumpărătorului și selectează tipul cumpărătorului.
   2. Pentru persoană fizică, caută clientul sau adaugă unul nou.
   3. Pentru companie, alege compania sau apasă butonul "+" pentru a adăuga una nouă.
3. Facturează serviciile.
   1. Selectează Tipul serviciului din Servicii & Produse Extra > Pachete turistice dacă dorești să grupezi toate produsele sub un anumit pachet.
   2. Alege Modalitate de plată. Dacă oaspetele alege să achite cu mai multe modalități de plată, apasă pe Altă modalitate de plată. În fereastra ce se deschide, introdu valoarea parțială a plății și apasă pe "+" pentru a adăuga o nouă metodă de plată.
   3. Selectează moneda în care se achită în câmpul Achitat în.
   4. Apasă Facturează.
      📌 Notă: Sistemul va emite factura fiscală, iar pe casa de marcat, în cazul în care este conectată la sistem, se va emite și bonul fiscal, pentru orice modalitate de plată mai puțin Virament. Pentru mai multe detalii despre cum să trimiți factura direct pe mailul clientului sau ce alte opțiuni de lucru ai cu factura, accesează Facturi.
4. Facturarea parțială. În cazul în care dorești să încasezi doar o parte din sumă sau să facturezi către două persoane fizice sau către o persoană fizică și către o persoană juridică, folosește opțiunea Împarte pentru facturare parțială.
   Această opțiune este disponibilă numai pentru serviciile de cazare, nu și pentru alte servicii sau produse.
   1. După ce ai selectat cel puțin un serviciu de cazare în Folio, în ecranul de facturare devine disponibilă opțiunea Împarte.
   2. Apasă butonul Împarte, completează valoarea dorită în căsuța serviciului de cazare și continuă procesul de facturare.
      Sistemul va emite factura doar pe suma completată. Restul sumei rămâne ca serviciu neplătit.
5. Adaugă produse
   1. Accesează Folio al rezervării dorite.
   2. Apasă Adaugă produs și selectează categoria de produse dorită.
   3. Completează numărul de produse și apasă Adaugă.
   4. Selectează produsele și facturează-le cum ai învățat mai sus.
   5. Apasă Acțiuni în dreptul produsului dorit și apasă Șterge pentru a șterge produsul adăugat.
6. Transferă produse și servicii
   1. Apasă Acțiuni în dreptul produsului dorit și apasă Transferă.
   2. Alege unde dorești să transferi produsul: la Altă cameră (trebuie să aibă check-in efectuat) sau alt Sold.
      Produsele și serviciile au fost transferate și se regăsesc acum unde au fost transferate. Accesează soldul sau rezervarea în care ai transferat pentru a factura.
7. Închide o tranzacție cu Notă.
   Notele emise în urma închiderii unei tranzacții doar cu bon fiscal au valoare strict informativă.

📌 Notă: În cazul în care oaspetele se răzgândește ulterior și solicită emiterea facturii fiscale, această notă poate fi anulată doar în ziua emiterii. Serviciile vor fi reactivate și se pot închide cu factura.

Emitere factură din Folio al unui sold

1. Creează un sold
   1. Accesează butonul de Meniu, în câmpul Financiar accesează Sold-uri/ Camere Virtuale.
      Mai multe despre cum să creezi un sold găsești aici.
2. Adaugă produsul
   Spre deosebire de rezervare, un sold vine cu casieria goală. Pentru a factura din sold, trebuie să adăugăm începând cu produsul pe care dorim să-l încasăm.
   1. Apasă Adaugă produs, alege categoria produsului și completează numărul de bucăți.
   2. Apasă Adaugă pentru a finaliza adăugarea produsului
      Produsul a fost adăugat și se regăsește în sold.

📌 Notă: De asemenea, din sold putem să adăugăm o factură de avans cu TVA diferit (9%). Pentru aceasta, vom folosi butonul Adaugă Avans.

1. Apasă butonul "+" din dreapta Adaugă avans pentru a adăuga un avans și completează informațiile:
   Nume avans: Introduce denumirea avansului.
   Valoare avans: Introduce valoarea avansului.
   Cotă TVA: Alege cota de TVA a avansului.
2. Alege dacă facturarea se face pe persoană fizică sau juridică și folosește opțiunile pentru a selecta corespunzător.
3. Apasă Adaugă pentru a finaliza adăugarea avansului.
4. Proforma avansului a fost adăugată și se regăsește în secțiunea Proforme.
5. Apasă Acțiuni lângă factura proformă pentru mai multe opțiuni.
   

Situații și soluții

Oaspetele a achitat mai mult și a trebuit să plece mai devreme

1. Stornează factura de avans.
2. Adaugă în rezervare un avans egal cu suma de achitat.
3. Deschide un sold și adaugă ca avans suma rămasă, folosind funcția Adaugă Avans.
   

Oaspetele a achitat dar nu s-a prezentat

1. Accesează Folio rezervării.
2. De pe butonul Acțiuni, din dreptul facturii de avans, apasă Transfer.
3. Transferă avansul într-un sold existent sau creează un sold pentru acest oaspete.
4. Pentru mai multe detalii despre cum să creezi și să folosești un sold, accesează aici.
   

Oaspetele a achitat în avans o cazare pentru o perioadă ce nu a fost încă stabilită

1. Accesează butonul de Meniu > Financiar > Sold-uri / Camere Virtuale.
2. Apasă butonul Adaugă Sold și creează un sold pe numele plătitorului.
3. În sold adaugă avansul
4. După prestarea serviciilor, transferă-le în sold pentru a emite factura finală.
   

Mesajul "Cumpărătorul diferă față de cel al facturii de avans! Factura de avans are client ID ..."

Acest mesaj apare deoarece încercăți să închideți un avans pe un nume diferit de cel al plătitorului avansului sau în cadrul profilului au fost efectuate modificări. Conform legislației fiscale din România, factura finală trebuie să aibă ca titular persoana care a plătit avansul inițial.

1. Apasă butonul Adaugă și în câmpul de căutare introdu ID-ul indicat de sistem în mesajul din titlu.
2. Adaugă acest profil în rezervare și setează-l drept client principal.
3. Emite factura finală cu acest oaspete titular.

Emitere factură de ramburs

1. Creează un sold, conform instrucțiunilor de mai sus.
2. Apasă butonul Adaugă produs și selectează opțiunea Corecții.
3. Introdu valoarea rambursului, cu minus, în câmpul corespunzător TVA-ului.
4. Emite factura de ramburs.
   📌 Notă: Produsul adăugat prin funcția Corecții nu poate fi cumulat într-o factură cu un produs pozitiv.
   

Emitere proformă pentru mai multe camere

Cea mai ușoară metodă: Folosirea unei rezervări de grup. Mai multe despre rezervarea de grup găsești aici.

Dacă rezervările nu fac parte dintr-un grup, urmează acești pași:

Transferă serviciile de cazare pe o singură cameră

1. Accesează Folio și apasă Transfer.
2. Alege camera pe care vrei să muți toate produsele.
   Emite factura proformă
3. Accesează rezervarea, apasă Avans și introdu suma.
4. Apasă Generează.
5. Când primești confirmarea de plată, accesează Folio al rezervării și, în dreptul proformei,
6. Apasă Acțiuni > Confirmă plată.
   La prestarea serviciilor, emite factura finală
7. Accesează Folio al rezervării și bifează toate produsele, inclusiv produsul cu minus.
8. Emite factura finală.
   

Mod de lucru corect cu avansurile

Orice sumă încasată pentru un sejur înaintea prestării acestuia se consideră avans.

❗Nu emite factura finală înainte de prestarea serviciului, deoarece aceasta înseamnă asumarea prestării!

Flux de lucru corect:

1. Emite o factură proformă din rezervare, apăsând butonul Avans;
2. Dacă ai încasat suma aferentă, apasă butonul Acțiuni din dreptul proformei și Confirmă Plata;
3. Emite factura finală, care va conține avansul cu minus și serviciile prestate cu plus, la decazarea oaspetelui.

În cazul unei modificări de tarif ulterioare, poți efectua această modificare în rezervare;

În cazul unui control, poți justifica încasarea ca avans, deoarece pentru aceasta încă nu ai prestat nimic;

În cazul neprezentării, poți închide factura finală corect, cu produsul Penalizare Neprezentare, și nu vei închide factura ca și cum oaspetele a fost cazat.

✅Gata! Ai parcurs informațiile pentru această secțiune!

Întrebări Frecvente (FAQ)

❓Q: De ce este Channel Manager operatorul unei facturi?
Răspuns:

În momentul în care o proformă este trimisă prin e-mail către oaspete, iar acesta efectuează plata online cu cardul prin procesatorul de plăți, aceasta se transformă automat în factură fiscală de avans.

Din acest motiv, operatorul acestei facturi este Channel Manager