Support Center

Acest ghid te va ajuta să gestionezi mai ușor rezervările tale cu ajutorul instrumentelor din sistemul tău de gestionare a proprietății.

Adaugă Rezervare

1. Apasă pe butonul Meniu
2. Click pe Calendar rezervări.
3. Pentru mai multe informații despre calendarul de rezervări, apasă aici.
4. Apasă Adaugă rezervare.
5. Completează următoarele informații pentru a introduce o rezervare în sistem:
   

Oaspete

1. Apasă Adaugă oaspete.
2. Caută numele oaspetelui pentru a afla dacă are deja profil în sistem. Dacă are, folosește profilul existent pentru a putea avea un istoric corect al oaspetelui. Dacă nu, click Adaugă client nou.
3. Completează cât mai multe informații despre oaspete:

• Dl./Dna.
• Nume
• Prenume
• Email: Adaugă adresa de e-mail pentru a putea trimite clientului facturile, link-ul de acces în Guest App și nu numai.
• Prefix Telefon: Selectează din lista predefinită prefixul țării.
• Telefon: Adaugă telefonul oaspetelui pentru a putea trimite diferite informații și pentru a putea comunica mai ușor.
• CNP /Buletin /Paşaport: Selectează tipul actului de identitate adăugat în sistem.
• Act identitate: Adaugă datele din actulu de identitate al oaspetelui selectat la pasul anterior.
• Tara
• Localitatea
• Adresa
• Nationalitate
• Data nastere
  ❗Nu omite informațiile obligatorii: Nume, Prenume, Telefon, Adresa de e-mail și Țara.
  După ce ai completat toate informațiile, salvează modificările!
  
  📌 Notă: Oaspetele a fost adăugat în rezervare și a fost salvat în sistem.Pentru rezervările viitoare, folosește profilul creat.Mai multe informații despre oaspeți găsești aici.

Tip rezervare

1. Selectează tipul rezervării:

• Cerere. Folosește acest tip când rezervarea nu este confirmată de oaspete sau când nu ești sigur că acesta se va prezenta.
• Confirmată. Folosește acest tip când ai garantia rezervării, fie un avans, fie suma totală.
• Protocol. Folosește acest tip când vrei să oferi oaspetelui serviciile de cazare gratuit.
  Totalul serviciilor de cazare al rezervării va deveni astfel 0, chiar dacă va trebui să selectezi un tarif pentru a salva rezervarea. Orice alte servicii adăugate în rezervare nu vor fi tratate ca și protocol.
  

Perioada

1. Alege data de sosire a oaspetelui.
2. Alege data de plecare a oaspetelui.

❗Data de sosire nu poate fi una din trecut, iar data de plecare nu poate să fie identică cu data de sosire.Numărul nopților de cazare este calculat automat.

📌 Notă: Dacă dorești utilizarea rezervărilor de tip Day Use, adaugă rezervarea pe o noapte și efectuează Check-in.

În momentul în care aceasta este finalizată, efectuează Check-out (în aceeași zi cu cea de Check-in).

Tip camere / Cameră

1. Alege tipul de cameră
2. Alege camera.
   Alegerea numărului camerei nu este obligatorie în momentul adăugării rezervării. Poți lăsa rezervarea cu camera nealocată, și alege camera la check-in în funcție de ce camere ai curate la sosirea clientului.
   Chiar dacă rezervarea este nealocată, disponibilitatea camerelor este actualizată.

📌 Notă: Pentru a simplifica fluxul de lucru, vă recomandăm să alocați camera în ziua sosirii.

Sursa rezervări

1. Alege sursa din care provine rezervarea.
   Mai multe informații despre sursele de rezervare găsești aici.
   

Adulți

1. Selectează numărul de adulți
   

Copii

1. Selectează numărul de copii
   Opțional poți adăuga copii pentru fiecare categorie de varstă (Copii 0-2, Copii 2-7,Copii 7+)
   

Alte detalii

• Nr Auto
• Cod Voucher
• Scaneaza cod bare
• Fișă cazare
  

Tarif

1. Alege moneda în care dorești să introduci tariful.
2. Selectează modalitatea de tarifare
   • Normal: Bifează tarif normal și alege din contractele existente. Mai multe informații despre contracte găsești aici.
   • Manual: Bifează tarif manual și completează suma dorită în câmpul Tarif/noapte. Sistemul va calcula automat totalul cazării și îl va afișa în rezervare.

Tip masă

1. Alege tipul de masă.

• Normal: Selectează tipul de masă disponibil pentru contractul personalizat.
• Manual: Selectează tipul de masă din lista predefinită ce conține toate variantele disponibile în sistem.
  

Tip Rezervare

1. Alege tipulul rezervării

• Leisure
• Business
  

📌 Notă: Pentru a segmenta piața de clienți în funcție de segmentul de proveniență, vom utiliza câmpul Tip rezervare unde putem selecta dacă rezervarea este de tip Leisure (de relaxare) sau Business (de afaceri).

Informația este disponibilă în Raportul Postări, rubrica Tip Rezervare.

Pentru o segmentare suplimentară a rezervărilor, le putem grupa în următoarele categorii:

• Agenții de turism offline
• Agenții de turism online sau OTA (Online Travel Agencies)
• Organizatori profesioniști de conferințe (PCO)
• Rezervări directe individuale
• Rezervări directe de grup
• Site propriu
• Walk-in (clienți care vin direct, fără rezervare prealabilă)

Pentru aceasta, accesează Administrare > Surse rezervări și apasă Edit în dreptul sursei. Selectează tipul sursei din cele de mai sus și apasă Salvează.

Tip Discount

1. Alege tdaca oferi sau nu oaspetelui un discount având la bază pe cele predefinite anterior.

Tarife pe zi

Dacă vrei să efectuezi o modificare asupra tarifului dintr-o anumită zi, apasă butonul Tarife pe zi din partea dreaptă a rezervării.

1. Apasă butonul "ⓘ" și poți vizualiza detaliat tariful pentru fiecare noapte de cazare.
2. Apasă pe Preț și introdu noua valoare.
3. Click pe bifa albastră pentru a salva modificările

❗Nu poți modifica tariful pentru o noapte de cazare din trecut.

Plan mese

1. Deschide un tichet din secțiunea Support Center, menționând că dorești activarea modulului Plan mese.
2. După activarea modulului, poți să vezi ce mese are oaspetele în fiecare zi de sejur.
   ❗ Pentru rezervările fără mese poți adăuga un anumit tip de masă într-o anumită zi de cazare.

Facturare

1. Alege dacă facturarea se va face pe persoană fizică (și se vor prelua datele oaspetelui) sau companie (sistemul îți va cere să adaugi datele companiei).
   Dacă vrei să adaugi firma clientului, bifează Companie la Facturare și alege una dintre firmele existente în sistem sau adaugă o firmă nouă, apăsând butonul Adaugă.Este de ajuns să introduci CUI-ul și sistemul va găsi firma. Apasă Salvează ca să folosești profilul.

❗Pentru un flux de lucru corect este recomandat să verifici Compania în lista de companii înainte să adaugi una nouă pentru a nu duplica firmele existente în sistem.

Istoric

1. Apasă butonul Istoric pentru a vizualiza o evidență detaliată începând cu momentul în care s-a introdus rezervarea.

Check In

1. Apasă butonul Check In pentru a caza rezervarea.
   Această acțiune este posibilă numai în ziua de sosire și dacă respectiva cameră nu este ocupată de altă rezervare fără Check out efectuat.

Check Out

1. Apasă butonul Check Out pentru a decaza rezervarea.
   Această acțiune este posibilă numai dacă soldul rezervării este 0.

Cheie

Vizibil doar după activarea modulului Access Control.

1. Apasă butonul Cheie. Aici poți vizualiza codul yalei pentru rezervarea respectivă.

📌 Notă: Ai posibilitatea să modifici cheia printr-un simplu click pe butonul Scrie cheie.

Pentru a șterge codul apasă butonul Șterge cod.

Avans

1. Apasă butonul Avans pentru a introduce suma cerută ca avans pentru rezervare. Mai multe despre avans poți citi aici.

Mesaj

1. Apasă butonul Mesaj și adaugă un mesaj vizibil pentru colegii care lucrează în sistem. Acesta nu va fi vizibil oaspetelui.

Anulare Rezervare

❗Poți anula o rezervare doar dacă Check-in-ul nu este efectuat.

1. Accesează rezervarea și apasă butonul Anulează din partea dreaptă a ecranului, din secțiunea de detalii a rezervării.
2. Completează motivul anulării și apasă Anulează rezervarea.

Cont camera
Toate rezervările care dețin cont camera au o secțiune separată în Folio, numită ca tipul de masă ales.

Poți adăuga în această secțiune toate serviciile și produsele pe care dorești să le incluzi în valoarea contului de cameră.

Notele trimise din restaurant în contul unei camere se trimit în mod automat în secțiunea contului de cameră.

❗ Aceasta nu se aplică în cazul bacșișului adăugat pe note. Acesta se va posta separat, în caseria rezervării.

Totalul valorilor serviciilor și produselor din secțiunea contului de cameră sunt incluse în mod automat în valoarea contului de cameră.

În cazul în care valoarea acestor servicii și produse nu depășește valoarea totală a contului de cameră, oaspetele va achita oricum această valoare deoarece ea este inclusă în tariful de cazare.

În cazul în care valoarea acestor servicii și produse depășește valoarea totală a contului de cameră, diferența se adaugă automat în folio și trebuie facturată oaspetelui pentru a putea efectua Check Out.

📌 Notă: Utilizează contul de cameră pentru a face șederea oaspeților mai ușor de gestionat din punct de vedere financiar(atât pentru aceștia, cât și pentru staff), având de dinainte o perspectivă a valorii ce va fi consumate pe mese/alte servicii și produse.

Există trei posibilități prin care poți să stabilești valoarea contului de cameră, iar pentru configurarea acestora, urmează pașii de mai jos:

A. În planurile tarifare din Channel Manager

1. Apasă butonul Meniu,
2. Apasă Planuri tarifare,
3. Adauga plan pentru a adăuga un plan tarifar nou sau apasă Edit în dreptul unui plan tarifar existent,
4. Completează valoarea cont camera.
   După ce ai completat toate informațiile, salvează modificările!
   Channel Manager va distribui aceasta valoare către toți partenerii online conectați, iar rezervările provenite din Channel Manager de la acești parteneri vor avea această valoare a mesei stabilită.
   Mai multe informații despre Channel Manager găsești aici, iar despre adăugarea planurilor tarifare găsești aici.

B. În Contractele, Alocări & Discount-uri

1. Adăugă contracte cu tipurile de masă demipensiune, pensiune completă sau all inclusive și poți stabili valoarea contului de cameră pentru acestea.
2. Apasă butonul ✿ și adaugă valoarea în câmpul Cont camera;
   În rezervările cu tarife normale la care alegi contracte cu cont camera stabilit, valoarea acestuia se va prelua în mod automat în rezervare.
   Mai multe informații despre adăugarea contractelor găsești aici.

C. Manual în rezervări

1. Adaugă o rezervare manual în sistem și stabilește valoarea contului de cameră.
2. Alege în rezervarea adăugată tip de masă demipensiune, pensiune completă sau all inclusive.
3. Accesează Folio rezervării,
4. Apasă Setări demipensiune > completează valoarea contului de cameră pe noapte.
   După ce ai completat toate informațiile, salvează modificările!
5. Mai multe informații despre adăugarea rezervărilor găsești aici.

E-Signature
Completează si semnează fișa de cazare în recepție, rapid și eficient folosind o tabletă, unde oaspeții pot adăuga sau verifica informațiile, iar ulterior își pot aplică semnătura electronică direct pe dispozitiv, eliminând necesitatea documentelor tipărite.

1. Deschide un tichet din secțiunea Support Center, menționând că dorești activarea modulului E-Signature.
2. După activarea modulului, acesta trebuie configurat.
3. Din contul tău, în secțiunea Plata abonament, va apărea o categorie nouă numită E-Signature, care va conține:
   Linkul de conectare
   Serial Number-ul
4. Adaugă aceste informații pe dispozitivul utilizat la recepție(sistemul este compatibil cu dispozitive precum tablete Android și iOS, laptopuri cu touchscreen și alte echipamente cu suport pentru semnături electronice).
   Astfel, în momentul generării fișei de cazare, oaspetele va putea completa informațiile necesare și va putea semna electronic.

📌 Notă: Fișa de cazare va fi disponibilă din zona de rezervare, prin apăsarea butonului e-Fișă cazare.

Rezervări multiple cu același oaspete titular

În cazul în care un singur oaspete a rezervat mai multe camere, va trebui să adăugăm în fiecare rezervare oaspeții care se vor caza în camerele respective.

1. Accesează rezervarea
2. Apasă butonul Adaugă oaspte.
3. Caută profilul oaspetelui care se va caza. Dacă acesta nu are profil în sistem, adaugă un profil nou.
4. Click pe profilul adăugat și setează oaspete principal.
5. Click pe profilul inițial și șterge-l din rezervare, dacă acesta nu se cazează în această cameră.
   

Blocare Camera

Pentru a bloca o cameră și pentru a ocupa disponibilitatea acelui tip de cameră în perioada dorită, urmează pașii de mai jos:

1. Apasă butonul Blochează (tip lăcat) din calendar
2. Alege perioada în care dorești să blochezi,
3. Alege tipul de cameră,
4. Alege camerele dorite
5. Completează motivul blocării
6. Apasă Blochează camera.
   📌 Notă: O cameră blocată este afișată în calendar cu linie mov.
   Dacă vrei să folosești anumite camere pentru cazarea angajaților le poți bloca. La motivul blocării completează "cazare angajat". Astfel, rapoartele tale vor fi mai clare.

Această blocare te ajută să nu transmiți la parteneri disponibilitate în anumite perioade/din diverse motive (ex: reparații camera). Nu vor putea intra rezervări în perioadele blocate.

❗Camerele blocate vor fi excluse din totalul general pentru a evita impactul negativ asupra gradului de ocupare.
Astfel, gradul de ocupare se va calcula pe baza numărului de camere disponibile, determinat prin formula: Camere totale - Camere blocate.

Deblocare

1. Apasă pe linia mov din calendar
2. Click pe Deblocheaza camera.

📌 Notă: Asigură-te că blochezi camerele în zilele/perioadele în care acestea nu permit cazarea. (Ex: reparații camera, verificări sistem încălzire, etc.)

✅ Gata! Ai parcurs informațiile pentru aceasta secțiune!

Întrebări Frecvente (FAQ)

❓Q: Pot reactiva o rezervare marcată ca „No Show”?

Răspuns:

O rezervare marcată ca No Show nu poate fi reactivată, dar dacă oaspetele se prezintă ulterior, puteți proceda astfel:

1. Crează o nouă rezervare:

• Introdu o rezervare pentru ziua în curs.

• Ajustează tariful în funcție de situație.

2. Transferă avansul:

• Dacă rezervarea inițială avea un avans achitat, accesați „Folio” în rezervarea originală.

• Folosește funcția „Transfer” pentru a muta produsul de avans pe noua rezervare.

Astfel, veți păstra o evidență corectă a încasărilor și a rezervărilor.