Quiénes son
West Plaza Hotel es un hotel de 3 estrellas en Bucarest, con 27 habitaciones y el restaurante Trattoria Vivaldi. Es el tipo de hotel urbano que atiende tanto a turistas como a viajeros de negocios, mientras que el restaurante también funciona de forma independiente, con su propia clientela y entregas a través de plataformas de delivery.
Antes de Pynbooking, el hotel utilizaba software tradicional instalado en un servidor local. Los datos se introducían manualmente, no había integración entre hotel y restaurante, y el acceso a la información estaba limitado a los ordenadores de recepción.
El desafío
El software en un servidor local significa dependencia total de ese servidor. Si se avería, las operaciones se detienen. Si estás fuera del hotel, no tienes acceso a los datos. No puedes consultar una reserva desde el móvil, no puedes ver un informe desde casa y no puedes gestionar el restaurante desde la misma interfaz.
También existía el problema de la redundancia. Los mismos datos se introducían en múltiples lugares: en el software, en Excel, en el sistema contable. Cada paso manual significaba tiempo perdido y riesgo de errores. Y el restaurante Trattoria Vivaldi funcionaba prácticamente como una entidad separada desde el punto de vista de los sistemas informáticos.
La solución
La migración a Pynbooking abordó simultáneamente múltiples necesidades:
Cloud PMS — Todas las operaciones del hotel se trasladaron a la nube. Recepción, dirección, contabilidad — todos acceden a los mismos datos, desde cualquier dispositivo, en tiempo real. Sin más servidores locales que mantener ni de los que depender.
Nueva web con Booking Engine — West Plaza recibió un sitio web moderno con motor de reservas integrado que permite a los huéspedes reservar y pagar directamente, sin pasar por plataformas externas.
Exportación de facturas a SAGA — La integración con el sistema contable SAGA elimina la introducción manual de facturas. Los datos se exportan automáticamente, lo que reduce errores y ahorra tiempo.
Pasamos de un software en servidor local a un sistema en la nube donde puedo ver todo desde mi móvil. No vamos a volver atrás.
Cerraduras inteligentes — Las habitaciones fueron equipadas con cerraduras inteligentes conectadas al PMS, lo que simplifica la gestión de accesos y elimina los problemas clásicos con llaves o tarjetas magnéticas.
Restaurant POS con pedidos digitales — Trattoria Vivaldi recibió un sistema POS completo, con pedidos desde móvil y tablet. Los camareros toman pedidos en dispositivos móviles y la cocina los recibe al instante. Además, el restaurante se integró con las plataformas Uber Eats y Glovo para entregas, y el menú digital permite pedidos online.
Los resultados
El impacto se sintió inmediatamente en las operaciones diarias. Las tareas repetitivas — introducción manual de datos, conciliación entre sistemas, generación de informes — fueron eliminadas o automatizadas. El equipo dedica menos tiempo a la administración y más tiempo a los huéspedes.
El restaurante y el hotel ahora funcionan como un solo organismo. Los pedidos llegan desde móviles, tablets, Uber, Glovo — todo en un solo lugar.
El acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo cambió fundamentalmente la forma en que la dirección interactúa con el negocio. Los informes están disponibles en cualquier lugar, los datos están siempre actualizados y las decisiones se toman basándose en información del sistema, no en estimaciones.
La integración del restaurante con pedidos digitales y plataformas de delivery abrió un canal de ingresos que antes no existía o se gestionaba de forma caótica. El menú digital con pedidos online simplificó la experiencia tanto para los clientes del restaurante como para los que piden desde casa.
Próximos pasos
West Plaza Hotel realizó la transición de operaciones fragmentadas dependientes de un servidor físico a un ecosistema digital unificado. Con el hotel y el restaurante integrados en la misma plataforma, cerraduras inteligentes y exportación contable automática, la base está lista para escalar eficientemente cualquier dirección del negocio.
