Wer sie sind
Das West Plaza Hotel ist ein 3-Sterne-Hotel in Bukarest mit 27 Zimmern und dem Restaurant Trattoria Vivaldi. Es ist die Art von Stadthotel, das sowohl Touristen als auch Geschaftsreisende bedient, wahrend das Restaurant auch eigenstandig betrieben wird, mit eigener Kundschaft und Lieferungen uber Lieferplattformen.
Vor Pynbooking lief im Hotel traditionelle Software auf einem lokalen Server. Daten wurden manuell eingegeben, es gab keine Integration zwischen Hotel und Restaurant, und der Zugriff auf Informationen war auf die Computer an der Rezeption beschrankt.
Die Herausforderung
Software auf einem lokalen Server bedeutet vollstandige Abhangigkeit von diesem Server. Wenn er ausfallt, steht der Betrieb still. Wenn Sie ausserhalb des Hotels sind, haben Sie keinen Zugriff auf Daten. Sie konnen keine Reservierung vom Handy prufen, keinen Bericht von zu Hause einsehen und das Restaurant nicht uber dieselbe Oberflache verwalten.
Hinzu kam das Problem der Redundanz. Dieselben Daten wurden an mehreren Stellen eingegeben: in der Software, in Excel, im Buchhaltungssystem. Jeder manuelle Schritt bedeutete Zeitverlust und Fehlerrisiko. Und das Restaurant Trattoria Vivaldi funktionierte aus IT-Sicht praktisch als eigenstandige Einheit.
Die Losung
Die Migration zu Pynbooking adressierte gleichzeitig mehrere Bedurfnisse:
Cloud PMS — Alle Hotelablaufe wurden in die Cloud verlagert. Rezeption, Management, Buchhaltung - alle greifen auf dieselben Daten zu, von jedem Gerat, in Echtzeit. Kein lokaler Server mehr, der gewartet werden muss oder von dem man abhangig ist.
Neue Website mit Booking Engine — Das West Plaza erhielt eine moderne Website mit integrierter Booking Engine, die es Gasten ermoglicht, direkt zu buchen und zu bezahlen, ohne uber externe Plattformen gehen zu mussen.
Rechnungsexport nach SAGA — Die Integration mit dem Buchhaltungssystem SAGA eliminiert die manuelle Rechnungseingabe. Daten werden automatisch exportiert, was Fehler reduziert und Zeit spart.
Wir sind von lokaler Server-Software zu einem Cloud-System gewechselt, in dem ich alles von meinem Handy aus sehen kann. Wir gehen nie wieder zuruck.
Smart Locks — Die Zimmer wurden mit Smart Locks ausgestattet, die mit dem PMS verbunden sind, was das Zugangsmanagement vereinfacht und die klassischen Probleme mit Schlusseln oder Magnetkarten beseitigt.
Restaurant-POS mit digitaler Bestellung — Die Trattoria Vivaldi erhielt ein komplettes POS-System mit Bestellaufnahme uber Handy und Tablet. Kellner nehmen Bestellungen auf mobilen Geraten auf, und die Kuche erhalt sie sofort. Daruber hinaus wurde das Restaurant mit den Plattformen Uber Eats und Glovo fur Lieferungen integriert, und die digitale Speisekarte ermoglicht Online-Bestellungen.
Die Ergebnisse
Die Auswirkungen waren sofort im taglichen Betrieb spurbar. Repetitive Aufgaben - manuelle Dateneingabe, Abstimmung zwischen Systemen, Berichterstellung - wurden eliminiert oder automatisiert. Das Team verbringt weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit den Gasten.
Das Restaurant und das Hotel funktionieren jetzt als ein einziger Organismus. Bestellungen kommen von Handys, Tablets, Uber, Glovo - alles an einem Ort.
Der Echtzeit-Zugriff von jedem Gerat aus veranderte grundlegend, wie das Management mit dem Geschaft interagiert. Berichte sind uberall verfugbar, Daten sind immer aktuell, und Entscheidungen werden auf Basis von Systeminformationen getroffen, nicht auf Schatzungen.
Die Restaurant-Integration mit digitaler Bestellung und Lieferplattformen eroffnete einen Umsatzkanal, der vorher nicht existierte oder chaotisch verwaltet wurde. Die digitale Speisekarte mit Online-Bestellung vereinfachte das Erlebnis sowohl fur Gaste im Restaurant als auch fur Besteller von zu Hause.
Wie es weitergeht
Das West Plaza Hotel hat den Ubergang von fragmentierten, von einem physischen Server abhangigen Ablaufen zu einem einheitlichen digitalen Okosystem vollzogen. Mit Hotel und Restaurant integriert auf derselben Plattform, Smart Locks und automatischem Buchhaltungsexport ist die Grundlage geschaffen, um jede Geschaftsrichtung effizient zu skalieren.
