Wer sie sind
Hotel Lina ist ein 3-Sterne-Hotel mit 27 Zimmern in Bukarest, das auf das Geschäftsreisesegment ausgerichtet ist. Dana Pana, Managerin, koordiniert ein Team von vier Mitarbeitern und kümmert sich um den täglichen Hotelbetrieb.
Die Herausforderung
Die bisherige PMS-Software war auf einem einzelnen PC installiert und hatte häufige Funktionsprobleme. Ständig traten Fehler auf, Reservierungen von Online-Plattformen wurden nicht automatisch importiert, und die Rechnungsstellung erforderte einen separaten manuellen Prozess. Die vier Mitarbeiter waren unzufrieden mit den Werkzeugen, die sie täglich nutzten.
Die Software bereitete uns ständig Kopfschmerzen. Die häufigen Fehler trieben uns dazu, nach einer Alternative zu suchen.
Dana Pana, Managerin
Jede per E-Mail erhaltene Reservierung musste manuell in das System eingegeben werden, mit dem Risiko von Fehlern und Verzögerungen. Die Rechnungsstellung bedeutete bei jedem Check-out zusätzlichen Zeitaufwand, und das Fehlen einer Booking Engine auf der Website führte zu einer vollständigen Abhängigkeit von provisionsbasierten Plattformen.
Die Lösung
Dana begann nach Alternativen zu suchen und entdeckte Pynbooking. Die erste Präsentation reichte aus, um die Entscheidung zu treffen.
Pynbooking war das erste Cloud PMS, das uns vorgestellt wurde. Ich war von der Demo überzeugt.
Dana Pana, Managerin
Die Implementierung umfasste das Cloud PMS, den Channel Manager für den automatischen Reservierungsimport, die Booking Engine für die eigene Website, die GuestApp für die Gästekommunikation und die integrierte Rechnungsstellung. Der gesamte Implementierungsprozess dauerte nur eine einzige Woche, danach war das Hotel vollständig auf der neuen Plattform betriebsbereit.
Die Ergebnisse
Das sichtbarste Ergebnis war eine Reduzierung des operativen Aufwands an der Rezeption um 70 %. Reservierungen gelangen jetzt automatisch aus allen angebundenen Kanälen in das System, die Rechnungsstellung wird direkt aus dem PMS generiert, und die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich um die Gäste zu kümmern, anstatt Daten zu verarbeiten.
Das vierköpfige Team, das mit der vorherigen Software unzufrieden war, arbeitet jetzt mit einer Oberfläche, die es versteht und gerne nutzt. Die Booking Engine auf der Website schuf einen zusätzlichen Direktvertriebskanal ohne Provisionen an Vermittler.
Die einwöchige Implementierungszeit zeigte, dass der Wechsel zu einem Cloud PMS kein langer und komplizierter Prozess sein muss.
Wie geht es weiter
Hotel Lina strebt an, den Anteil der Direktbuchungen über die Booking Engine zu erhöhen und die GuestApp zu nutzen, um das Gästeerlebnis während des gesamten Aufenthalts zu verbessern.
