Wer sie sind
Cosama Village ist ein Ensemble aus 5 Ferienhäusern am Stadtrand von Sighisoara, eröffnet im Jahr 2017. Ana Sandolache verwaltet alles allein – keine Mitarbeiter, keine physische Rezeption. Es ist die Definition von Einzelverwaltung im Gastgewerbe: von der Reinigung bis zur Gästekommunikation, von Buchungen bis zur Buchhaltung.
Die Herausforderung
2021 entschied sich Ana, sich zu 100 % der Verwaltung der Unterkunft zu widmen. Das tägliche Arbeitsvolumen wuchs rasant, und das Fehlen eines Verwaltungssystems war zu einem echten Problem geworden.
Ich brauche Technologie, um das tägliche Volumen zu bewältigen. Ich wollte, dass die Verwaltung nicht meine gesamte Zeit in Anspruch nimmt.
Ohne dedizierte Software bedeutete jede Buchung manuelle Überprüfungen, individuelle Antworten und das ständige Risiko von Überschneidungen. Für eine einzelne Person, die absolut alles erledigt, war die für die Verwaltung verlorene Zeit gestohlene Zeit für das Gästeerlebnis.
Die Lösung
Ana entdeckte Pynbooking bei einer Online-Recherche über eine ähnliche Pension – ein „verstecktes Dorf in Siebenbürgen" – und bemerkte, dass diese die Plattform nutzte. Sie entschied sich, es auszuprobieren.
Pynbooking hat eine einfache Ersteinrichtung, die keine technischen Kenntnisse erfordert.
Die Implementierung war unkompliziert: das PMS zur Buchungsverwaltung und eine Booking Engine, integriert in die eigene Website. Rechnungen werden direkt aus Pynbooking erstellt und an die Buchhaltung exportiert, wodurch ein weiterer manueller Schritt im Tagesablauf entfällt.
Die Ergebnisse
- 60 % der Buchungen kommen direkt über die Website via Booking Engine
- 40 % über Booking.com – ein gesunder Mix, der die Abhängigkeit von einer einzigen Plattform reduziert
- Deutlich niedrigere Provisionen dank des hohen Anteils an Direktbuchungen
- Integrierte Rechnungsstellung – Rechnungen werden aus Pynbooking erstellt und direkt an die Buchhaltung exportiert
- Funktionierende Einzelverwaltung – Ana verwaltet weiterhin allein, jedoch mit deutlich reduziertem manuellem Aufwand
Wie es weitergeht
Mit bereits 60 % Direktbuchungen zeigt Cosama Village, dass selbst eine kleine, von einer einzigen Person verwaltete Unterkunft die Abhängigkeit von OTAs reduzieren kann. Der nächste logische Schritt ist die Aktivierung von GuestApp, um auch die Gästekommunikation vor und nach dem Aufenthalt zu automatisieren.
