Wer sie sind
Die Villa Ermitage ist eine familiengeführte Pension in Busteni mit 12 Unterkunftseinheiten. Es ist die Art von Betrieb, in dem die Eigentumer alles selbst machen: von der Reinigung uber das Marketing, vom Gastempfang bis zur Buchhaltung. Wenn man ein kleiner Familienbetrieb ist, muss jedes Werkzeug seine Existenz durch konkrete Ergebnisse rechtfertigen.
Vor Pynbooking verwaltete die Villa Ermitage Reservierungen in Excel. Eine Tabelle mit Daten, Namen und Zimmern, die unweigerlich zu Problemen fuhrte.
Die Herausforderung
Uberbuchungen waren ein haufiges Problem. Wenn man 12 Unterkunftseinheiten auf mehreren Plattformen verwaltet und nur eine Excel-Datei hat, sind Uberschneidungen unvermeidlich. Eine Reservierung kommt auf Booking.com rein, eine weitere telefonisch, eine dritte auf AirBNB - und bis man die Verfugbarkeit uberall manuell aktualisiert hat, ist das Zimmer zweimal verkauft.
Jede Uberbuchung bedeutet eine peinliche Situation mit Gasten, eine wahrscheinlich negative Bewertung und verlorenes Geld. Fur einen Familienbetrieb, der von seinem Ruf abhangig ist, ist die Auswirkung uberproportional gross.
Wir arbeiteten in Excel und lebten in der Angst vor Uberbuchungen. Jedes Wochenende pruften wir dreimal, ob alles in Ordnung war, und trotzdem gab es Uberraschungen.
Die Losung
Pynbooking implementierte ein Komplettpaket, angepasst an die Bedurfnisse einer kleinen Unterkunft, die auf mehreren Kanalen aktiv ist:
PMS — Das Verwaltungssystem ersetzte Excel durch eine ubersichtliche Oberflache, in der jede Reservierung, jedes Zimmer und jeder Gast seinen Platz hat. Keine Unklarheiten mehr, keine Uberschneidungen.
Channel Manager synchronisiert mit 9 Plattformen — Die Villa Ermitage ist auf 9 Buchungsplattformen prasent, alle in Echtzeit synchronisiert. Wenn ein Zimmer auf einer Plattform gebucht wird, aktualisiert sich die Verfugbarkeit automatisch auf den anderen 8. Uberbuchungen sind damit schlichtweg unmoglich geworden.
Website mit Booking Engine — Die Pension erhielt eine Website mit integrierter Booking Engine, die es Gasten ermoglicht, direkt und ohne Vermittler zu buchen. Ein Buchungsbutton wurde auf der Facebook-Seite hinzugefugt, der direkt zur Booking Engine verlinkt.
Datecs-Kassenintegration — Fiskalbelege werden automatisch aus dem System uber die mit Pynbooking verbundene Datecs-Kasse ausgestellt. Keine manuelle Eingabe, keine Fehler.
Dynamische Preisanpassung — Die Eigentumer konnen Preise basierend auf Nachfrage, Saison und Auslastung anpassen, und die Anderungen werden sofort auf alle 9 Plattformen ubertragen.
Die Ergebnisse
Das spektakularste Ergebnis war die Verdreifachung der Direktbuchungen in den ersten 12 Monaten nach der Implementierung. Die eigene Website, kombiniert mit dem Buchungsbutton auf Facebook und der Sichtbarkeit auf 9 Plattformen, schuf einen Buchungsfluss, den die Villa Ermitage noch nie hatte.
In 12 Monaten haben wir unsere Direktbuchungen verdreifacht. Und seit wir den Channel Manager haben, hatten wir keinen einzigen Uberbuchungsfall mehr.
Die Beseitigung von Uberbuchungen war ebenso wichtig. Von haufigen und stressigen Vorfallen erreichte die Villa Ermitage null Uberschneidungen. Die Echtzeit-Synchronisierung uber 9 Plattformen funktioniert einwandfrei - die Eigentumer prufen die Verfugbarkeit nicht mehr manuell und leben nicht mehr in der Angst, dass ein Zimmer doppelt verkauft wurde.
Die dynamische Preisanpassung brachte ein Niveau an Professionalitat, das sich eine Pension mit 12 Einheiten sonst nicht hatte leisten konnen. Die Eigentumer konnen schnell auf Nachfrage und Wettbewerb reagieren und den Umsatz maximieren, ohne in Berater oder separate Revenue-Management-Tools investieren zu mussen.
Die Datecs-Kassenintegration vereinfachte die steuerliche Seite und eliminierte einen weiteren manuellen Schritt aus der taglichen Routine. Fur einen Familienbetrieb, in dem jede Minute zahlt, machen diese kumulierten Automatisierungen einen echten Unterschied.
Wie es weitergeht
Die Villa Ermitage hat bewiesen, dass auch ein Familienbetrieb mit 12 Unterkunftseinheiten mit den richtigen Werkzeugen auf professionellem Niveau arbeiten kann. Von Excel und Uberbuchungen zu 9 synchronisierten Plattformen und einer Verdreifachung der Direktbuchungen - die Transformation war komplett. Mit Pynbooking als Grundlage hat die Villa Ermitage die Flexibilitat zu wachsen und sich anzupassen, wahrend sie den persoenlichen Charme bewahrt, der eine Familienpension ausmacht.
